proposal(usul)

PENGERTIAN

Usul atau proposal suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan.

SIFAT DAN JENIS USUL

Usul dibuat berdasarkan sesuatu yang belum ada, penulis usul harus merangkaikannya sedemikian rupa sehingga dapat meyakinkan penerima usul.

Usul masih dapat dibedakan lagi berdasarkan bentuknya.

Usul formal adalah usul yang memenuhi persyaratan bentuk tertentu. Bentuk usul semi formal dan non formal merupakan variasi dari bentuk formal, karena tidak memenuhi syarat – syarat tertentu.

USUL NON FORMAL

Kadang – kadang usul non formal disampaikan juga dalam bentuk memorandum atau surat. Bentuk yang non formal ini bukan hanya dipakai sebagai latihan bagi mahasiswa, tetapi dipergunakan juga dalam dunia usaha.

Sebuah usul non formal harus mengandung hal – hal berikut :

a. masalah

Haruslah dirumuskan dengan jelas. Penulis harus mengadakan identifikasi masalah yang dihadapi dengan cermat, menggambarkan latar belakang atau sejarah persoalan yang dihadapi, serta menunjukan betapa pentingnya masalah itu dilaksanakan atau diselesaikan sekarang juga.

b. Saran pemecahan

Saran – saran yang disampaikan untuk memecahkan masalah yang dihadapi, merupakan inti dan sasaran utama dari setiap usul. Penulis berusaha menampilkan jalan – jalan keluar yang dianggapnya paling baik untuk mengatasi atau menyelesaikan pekerjaan yang dihadapi.

c. Permohonan

Penulis menyampaikan permohonan untuk melaksanakan pekerjaan yang khusus itu, atau bersedia menyampaikan informasi yang diperlukan untuk keluar dari masalah yang dihadapi itu.

USUL FORMAL

Usul formal pun harus memenuhi persyaratan tertentu. Sekurang- kurangnya ada tiga bagian utama yaitu bagian pelengkap pendahuluan, isi usul dan bagian pelengkap penutup.

Bagian pelengkap pendahuluan terdiri dari

a. Surat pengantar atau memorandum pengantar

Fungsinya sama dengan penyerahan atau surat pengantar pada sebuah laporan.

b. sampul dan halaman judul

Sampul dan halaman judul sebenernya berbeda. Namun, supaya pembaca dapat melihat dengan segera apa isi suatu buku atau sebuah dokumen, maka sampul buku atau dokumen itu diberikan pula teks seperti tertera pada halaman judul.

Pada sampul atau halaman judul dicantumkan identifikasi jenis tulisan itu yaitu usul, judul usul, nomor pengenal kalau ada, yang biasanya dihubungkan dengan nomor penawaran.

c. Ikhtisar atau abstrak

Menyampaikan inti sari dari masalah dan cara pemecahan yang disampaikan dalam usul tersebut.

d. Daftar isi

Memuat rekapitulasi dari semua judul utama dan judul bawahan yang terdapat dalam seluruh usul itu.

e. Penegasan permohonan

Penegasan mengenai permintaan dapat dimasukkan dalam ikhtisar, tetapi bila usul yang disampaikan itu cukup panjang, lebih baik bagian ini diberikan tempat tersendiri.

Isi usul

Memuat uraian yang terperinci dari pekerjaan atau tugas yang akan dilakukan. Masalah- masalah yang akan dikerjakan itu berbeda sifatnya, disamping itu situasinya pun tidak sama bahkan pada pekerjaan – pekerjaan yang dianggap sejenis.

Beberapa topik di bawah ini selalu akan dipertimbangkan untuk dimasukkan dalam isi sebuah usul :

a. Pembatasan masalah

Suatu hal yang pertama – tama harus dilakukan. Dengan batasan yang diberikan pada awal usul itu, dapat diletakkan landasan pengertian yang sama antara kedua belah pihak. Dalam hal ini penerima usul adalah orang atau badan yang telah menyampaikan penawaran kepada umum sehingga dengan sendirinya sudah mengetahui persoalannya, tetapi dapat juga penerima usul sama sekali belum menyadari adanya persoalan itu atau belum memikirkan persoalan itu.

b. Latar belakang

Sejarah atau latar belakang masalah yang diuraikan perlu pula dikemukakan. Apa yang terjadi sekarang atau nanti, tidak dapat terlepas dari perkembangan atau sejarah pada masa lampau.

c. Luas lingkup

Membatasi luang lingkup persoalan yang dihadapi akan membawa manfaat sekurang – kurangnya dalam dua hal. Pertama penulis usul akan dapat melihat duduk persoalannya dengan jelas, sehingga dapat menyampaikan deskripsi yang konkrit dan jelas.

Di pihak lain pembatasan luang lingkup ini pun penting bagi penulis usul itu sendiri.

d. Metodologi

Kerangka teoritis yang dipergunakan oleh penulis untuk menganalisa, mengerjakan atau mengatasi masalah yang dihadapi itu. Kerangka teoritis atau kerangka ilmiah merupakan metode- metode ilmiah yang akan diterapkan dalam pelaksanaan tugas itu.

e. Fasilitas

Untuk mengerjakan suatu pekerjaan diperlukan pula fasilitas- fasilitas tertentu..

Penulis usul perlu menggambarkan pula bermacam- macam fasilitas yang dimilikinya untuk lebih meyakinkan lagi penerima usul bahwa tawaran mereka memang benar- benar serius dan mereka pasti sanggup mengerjakannya dengan baik.

f. Personalia

Penulis usul harus menyertakan pula daftar susunan personalia, baik yang bekerja penuh maupun tidak, dengan gelar dan keahlian serta pengalamannya masing- masing. Bila perlu daftar personalia ini dilengkapi dengan riwayat hidup, pendidikan dan pekerjaan mereka.

g. keuntungan dan kerugian

Untuk meyakinkan penerima usul bahwa biaya yang akan dikeluarkan tidak akan sia- sia dengan hasil yang akan diperoleh. Keuntungan yang diperoleh dapat bersifat keuntungan yang memang langsung diharapkan, keuntungan sampingan, keuntungan immaterial berupa perbaikan metode, penghematan dan sebagainya.

h. lama waktu

Harus dijelaskan lama waktu pekerjaan itu akan diselesaikan.

i. Biaya

Perincian biaya harus benar- benar digarap dalam usul ini sehingga dapat meyakinkan penerima usul. Yang lebih diinginkan agar semua pos pembiayaan diberikan perincian tersendiri. Perincian itu dapat dibagi untuk : upah, alat perlengkapan, belanja barang, rupa- rupa, biaya umum.

j. Laporan

Bagian pelengkap penutup

Sumber : Gorys keraf. 1994. komposisi. NTT = penerbit Nusa Indah